發(fā)布時間：2012-11-08 10:35:36
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要想使面談成功，面談者要在以下幾個方面做好準備：
1、程序準備
所謂程序準備，是要了解整個績效面談的程序，做好面談布局，大致我們可以整個面談進程分成四個步驟：開場（Open）、澄清（Clarify）、討論（Discuss）、結束（Close），這樣四個步驟總成一句話就是OCDC法則。
首先是開場寒暄，不要目的性太強，上來就直奔主題，要給員工心理緩沖的時間，簡單寒暄幾句和主題無關的話題，緩和一下氣氛，幫助員工平靜心情。
寒暄不是目的，寒暄是為后面做鋪墊的，所以寒暄晚之后就進入了澄清環(huán)節(jié)。把面談的目的和程序告訴員工：“王林，根據(jù)前面我們討論的計劃，今天下午我們用1個小時左右的時間，對你上個月的績效表現(xiàn)進行一個面談。面談的目的是幫助你改善績效，這個過程中我會問一些問題，更多的時間是聽你的想法，希望你不要保留，有什么想法都可以說出來，我們來討論。我們的目標是一致的，就是幫助你改善績效。當然，好的方面和不足的方面我們都會談到，最后我們還會制定一個改善計劃�！�
之后就進入了正式的討論環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)包括：確認績效目標值及衡量標準、討論各個指標的完成情況及原因、提出改善計劃、確認后期跟蹤方式。
最后是總結，簡要概括整個面談過程中達成的共識，表達對員工的信心，整理面談記錄，請員工簽字確認，在員工離開之前，別忘記感謝員工的參與。
2、技能準備
了解了整個面談的程序，經(jīng)理還需要注意積累和提升績效面談技能。其實，績效面談中用到的技能是非常多的，下面重點談三個技巧：
1）正面反饋的技巧
正面反饋的關鍵詞是：具體
凡事就怕具體，一旦要求具體地說明一個事情，很多人就猶豫起來，甚至開始左顧右盼了。很多時候，經(jīng)理在反饋時并沒有做好準備，就直接把話說出去了，這種做法會降低反饋的效果。
以“小王的市場報告”為例：
籠統(tǒng)的反饋：“小王表現(xiàn)不錯，非常敬業(yè)，最近連續(xù)加班，工作很賣力，辛苦了，接下來好好休息一下，調整調整”。
具體的反饋：“小王，你最近工作很投入，為了編寫市場分析報告，連續(xù)加了一周的班。現(xiàn)在你的報告在開會之前完成了，而且質量相當高。整個報告思路清楚，框架清晰，結構完整。特別市場分析和市場展望部分，緊密聯(lián)系公司的實際，提出了相當棒的分析思路和解決辦法，而且使用了幾個比較實用有效的分析工具，這對我們下一步的市場會議起到了很大的幫助作用。我想這個工作對你個人的發(fā)展也是相當有幫助的，最近兩天，別閑著，寫個總結，提高一下自己�！�
第一種說法，對于激勵員工會有一些效果，小王會感激領導對他的關心，覺得領導對自己不錯，但這種感覺不會持久，過后就忘記了。
第二種說法，才是小王真正期待的，對工作本身的反饋才是員工愿意聽到的，也是對員工最有幫助的。員工愿意聽到概括性的表揚，更愿意了解經(jīng)理對自己工作上的看法。當經(jīng)理對工作的具體內(nèi)容提出了針對性的看法時，員工才會真正受到激勵。
正面反饋三步法：第一步具體地說明下屬在表現(xiàn)上的細節(jié)；第二步該表現(xiàn)反映了下屬哪方面的品質；第三步闡述這些表現(xiàn)所帶來的結果和影響。
2）負面反饋技巧
負面反饋的關鍵詞：描述而不判斷
關于負面反饋，也有一個小示例：“小王醉酒”。
判斷式的反饋：“小王喝醉了酒來上班，還酗酒滋事，鬧的公司雞犬不寧”。
描述式的反饋：“小王喝了酒，滿身酒味，走路東倒西歪，碰倒了桌子，文件撒了一地，說話聲音很大，引起了很多人的關注”。
這兩種說法是一個意思嗎？是。顯然，第一種是判斷，小王喝了酒，至于醉沒醉，誰也不知道，而且生活經(jīng)驗告訴我們，喝了很多酒的人最煩人家說他喝醉了，即便一個人已經(jīng)喝得東倒西歪，我們還要夸他海量呢！第二種是描述，相比較而言，第二種比較容易接受。
關于負面反饋，有一個成熟的模式：BEST法則：
①描述行為。明確清楚地告訴他到底做了些什么，利用實際的例子，不要簡單概括，而是用客觀和明確的詞語描述行為。
②表達后果。直接地表達感覺或對問題的反應，用平和的語氣去表達，并詢問對方的感覺或反應 .
③征求意見。 詢問員工的意見或提出認為應該繼續(xù)的行為或要更改的行為，建議要具體，是針對個人的行為而非其個性。
④以積極的方式結束。向他指出該行為改變后的積極效果，對個人帶來什么好處。
例如一名員工在準備一份提交給客戶的資料時搞錯了一個數(shù)據(jù)，經(jīng)理發(fā)現(xiàn)了，打算給一個負面的反饋，經(jīng)理是怎樣做的呢？
首先，向員工描述錯誤行為的事實。B：“小王，你做的這份資料里有一個數(shù)據(jù)錯了，這個數(shù)據(jù)是……。”
其次，向員工闡述這種行為可能帶來的不良后果。E：“提交給客戶的每一份文件都是客戶了解我們的窗口，如果你是客戶，你想想看，如果你發(fā)現(xiàn)公司給你的資料有錯誤，你會對這家公司形成怎樣的印象？所以說我們的每一個行為都會影響我們在客戶心中的形象。”
接下去，征求員工對于改正錯誤的意見。S：“小王，你說該怎么辦吧？”
最后，鼓勵員工的改進措施對于公司的價值。T：“對！如果我們每個人每時每刻都能這樣做，這對于公司是非常重要的。”
BEST法則又叫“剎車”原理，在經(jīng)理指出問題，并描述了問題所帶來的后果之后，在征詢員工的想法的時候，經(jīng)理就不要打斷員工了，適時地“剎車”，然后，以聆聽者的姿態(tài)，聽取員工的想法，讓員工充分發(fā)表自己的見解，發(fā)揮員工的積極性，鼓勵員工自己尋求解決辦法。當員工完整表達想法之后經(jīng)理再做點評總結即可。
負面反饋三步法：第一步具體地描述下屬的行為；第二步描述這種行為所帶來的后果；第三步探討下一步的做法。
3、資料準備
資料的準備比較簡單，主要是員工上期績效考核表，員工的績效表現(xiàn)記錄、過程中的溝通記錄、員工的工作總結、員工的崗位說明書等�？冃嬲勚耙_保這些資料都在桌面手可及的地方，不要像劉總一樣需要員工提醒，再去翻找，那樣給會給員工不重視的感受，影響面談的效果。
4、心理準備
所謂心理準備，即面談者要充分考慮面談對象的性格特點，預估面談過程中可能發(fā)生的狀況，做好應對的心理準備，心理準備充足了，面談過程將更加可控。這就要求面談者要在面談之前在心理做一些預演，對各種情形都加以考慮并做好應對措施。
績效面談的最終目的是幫助員工改善績效，幫助員工和組織一起成長，明確了這一點，面談就成功了一大半。剩下的都是技術性的工作，只要用心積累，不斷提升，導演好績效面談這出大戲并非難事！